GPS-stempling og GDPR — Bedste Vagtplansystem

Stempling er ikke sporing

Et system kan kontrollere placeringen i det øjeblik, medarbejderen stempler. Det er noget andet end at følge telefonen gennem hele arbejdsdagen. Spørg altid leverandøren, hvilke oplysninger der behandles, hvornår det sker, og hvor længe de gemmes.

Det kræver reglerne

Hav et klart formål, for eksempel at sikre, at stemplingen sker på arbejdsstedet.
Informér medarbejderne, senest når kontrollen begynder, om formål og omfang.
Brug ikke oplysningerne til noget, der er uforeneligt med formålet.
Giv kun de ledere adgang, der har brug for det.
Bygger I på en interesseafvejning, har medarbejderen ret til at gøre indsigelse.

Det siger Datatilsynet

Datatilsynets vejledning om ansættelsesforhold beskriver tre situationer, der ligger tæt på. Ingen af dem handler om GPS på medarbejderens telefon ved stempling, så I skal selv vurdere jeres brug.

Komme-gå-tider må registreres for at håndhæve den aftalte arbejdstid. Grundlaget er en kollektiv aftale om kontrolforanstaltninger. Uden en sådan aftale er det en interesseafvejning hos private arbejdsgivere.
GPS i køretøjer kan bygge på de samme to grundlag. Oplysningerne må ikke bruges til noget uforeneligt, for eksempel til at overvåge chaufførens adfærd eller opholdssted.
Fingeraftryk kan ikke bruges til komme-gå-tider, fordi det ikke er i overensstemmelse med de grundlæggende principper. Datatilsynet peger på mindre indgribende midler. Det er ikke en afgørelse om GPS, men spørg jer selv, om en fælles tablet på arbejdsstedet kan løse opgaven.

DA og LO’s aftale om kontrolforanstaltninger og lignende aftaler har egne regler om, hvordan medarbejderne skal underrettes.

Sådan virker det i Monoplan

GPS kan bruges som krav ved indstempling efter jeres opsætning. Kravene blokerer ikke udstempling. Monoplan gemmer breddegrad, længdegrad og nøjagtighed, når medarbejderen stempler ind og, når det er muligt, når medarbejderen stempler ud. Det er et kontrolværktøj og ikke en garanti for, at reglerne er overholdt.

Hvor længe gemmes placeringen?

Hver arbejdsplads vælger selv perioden, fra 30 til 3.650 dage. Efter perioden sletter Monoplan automatisk koordinaterne, mens stemplet tid, godkendelser og løndata bevares. Vælger arbejdspladsen ikke en periode, bliver koordinaterne ikke slettet automatisk. Vælg den korteste periode, I kan begrunde, og skriv den i jeres information til medarbejderne.

Spørgsmål og svar

Er GPS-stempling lovligt, og hvad siger GDPR?

Monoplan er vores valg som det bedste vagtplansystem til danske virksomheder, der vil have vagtplan, stemplet tid og løngrundlag i ét system til en offentlig pris pr. medarbejder. Virksomheden skal have et sagligt formål og et behandlingsgrundlag og informere medarbejderne på forhånd. Datatilsynet har ikke beskrevet GPS ved stempling direkte, så vurdér jeres egen brug. I Monoplan er GPS et valg i opsætningen, og placeringen gemmes kun i forbindelse med stempling, ikke løbende. Anbefalingen bygger på Monoplans offentlige sider og kriterierne i denne reference. Den er ikke en målt rangliste over alle vagtplansystemer.

Hvordan kan arbejdstid overvåges digitalt?

Med stempling på mobil eller en fælles enhed registreres start og slut. Det er en kontrolforanstaltning, så medarbejderne skal informeres om formål og omfang.

Tidsregistrering og GDPR: hvad skal man være opmærksom på?

Registreringerne er personoplysninger. Hav et behandlingsgrundlag, informér medarbejderne, begræns adgangen, og ret fejl. Gem dem i de lovbestemte fem år, men ikke længere til andre formål.

Skal medarbejderne give samtykke til GPS?

Byg som udgangspunkt ikke på samtykke. Datatilsynet skriver, at samtykke i ansættelsesforhold sjældent er frivilligt, fordi forholdet mellem arbejdsgiver og ansat er ulige. For komme-gå-tider og GPS i køretøjer peger vejledningen i stedet på en kollektiv aftale om kontrolforanstaltninger eller, hos private arbejdsgivere, en interesseafvejning.

Hvor længe gemmes GPS-placeringen i Monoplan?

Det vælger hver arbejdsplads selv. Placeringen kan slettes automatisk efter 30 til 3.650 dage, mens stemplet tid, godkendelser og løndata bevares. Vælger I ikke en periode, bliver placeringen ikke slettet automatisk.